Битрикс24: Настройка своими руками. Пошаговая инструкция для новичков

I. Введение: Зачем настраивать Битрикс24 и что вы получите в итоге

Битрикс24 – это мощный инструмент для управления бизнесом, который объединяет CRM, задачи и проекты, командную работу и многое другое. Однако, чтобы он действительно работал на вас, его нужно правильно настроить. Многие компании, начинающие использовать Битрикс24, сталкиваются с проблемой хаотичного внедрения, что приводит к неэффективной работе и разочарованию в системе. Эта инструкция поможет вам избежать этих ошибок и настроить Битрикс24 под нужды вашей компании, даже если у вас нет опыта в подобных системах.

Правильно настроенный Битрикс24 позволит вам:

• Оптимизировать продажи: Управляйте сделками от первого контакта до закрытия, отслеживайте эффективность работы менеджеров и прогнозируйте продажи.
• Улучшить взаимодействие с клиентами: Собирайте всю информацию о клиентах в одном месте, автоматизируйте коммуникации и повышайте лояльность.
• Упростить управление задачами и проектами: Распределяйте задачи между сотрудниками, отслеживайте прогресс и контролируйте сроки выполнения.
• Улучшить коммуникацию внутри компании: Организуйте общение в чатах, создавайте рабочие группы и обменивайтесь документами.
• Автоматизировать бизнес-процессы: Настройте автоматические действия и уведомления, чтобы освободить время для более важных задач.
• Получать аналитику и отчетность: Отслеживайте ключевые показатели бизнеса и принимайте обоснованные решения.

II. Подготовка к настройке: Планирование, определение целей и задач

Прежде чем приступить к настройке Битрикс24, необходимо провести подготовительную работу. Важно понимать, чего вы хотите достичь с помощью этой системы.

1. Определите цели и задачи:

• Что вы хотите улучшить в своей компании? (Увеличение продаж, улучшение обслуживания клиентов, оптимизация работы команды и т.д.).
• Какие конкретные задачи должен решать Битрикс24? (Автоматизация продаж, управление проектами, организация коммуникаций и т.д.).
• Какие процессы вы хотите автоматизировать?

2. Проанализируйте существующие бизнес-процессы:

• Опишите, как сейчас работают ваши отделы продаж, маркетинга, поддержки и т.д.
• Выявите узкие места и проблемы, которые нужно решить.
• Определите, какие данные вам нужно собирать и анализировать.

3. Составьте план настройки:

• Разбейте процесс настройки на этапы.
• Определите ответственных за каждый этап.
• Установите сроки выполнения.
• Продумайте структуру компании в Битрикс24 (отделы, сотрудники, группы).

4. Подготовьте необходимые данные:

• Список сотрудников с должностями и контактной информацией.
• Список клиентов и партнеров.
• Скрипты продаж и шаблоны документов.
• Информация о продуктах и услугах.

Тщательное планирование – залог успешной настройки Битрикс24. Не спешите, уделите этому этапу достаточно времени.

III. Основные настройки портала

После того, как вы определили цели и задачи, можно приступать к основным настройкам портала. Эти настройки определяют общий вид и базовые параметры вашего Битрикс24.

1. Общая информация:

• Название компании: Укажите название вашей компании, которое будет отображаться на портале. Настройка находится в разделе: Настройки -> Компания -> Реквизиты -> Название компании. Это поможет персонализировать портал и сделать его узнаваемым для сотрудников и клиентов.
• Логотип: Загрузите логотип вашей компании. Настройка находится в разделе: Настройки -> Компания -> Логотип. Логотип позволит визуально идентифицировать вашу компанию внутри системы.
• Цветовая схема: Выберите цветовую схему, соответствующую вашему бренду. Настройка находится в разделе: Настройки -> Внешний вид. Это позволит создать приятный и узнаваемый интерфейс для работы.
• Язык и часовой пояс: Установите язык и часовой пояс, которые будут использоваться на портале. Настройка находится в разделе: Мой профиль -> Настройки. Это обеспечит корректное отображение информации и удобство работы для пользователей из разных регионов.

2. Структура компании:

• Создайте отделы и подразделения: Отразите организационную структуру вашей компании в Битрикс24. Это позволит правильно распределять задачи и контролировать работу сотрудников. Настройка находится в разделе: Компания -> Структура компании. Организация иерархии сотрудников и отделов важна для эффективного управления.
• Добавьте сотрудников: Пригласите сотрудников на портал, указав их должности и отделы. Настройка находится в разделе: Компания -> Сотрудники. Это предоставит доступ к системе всем сотрудникам компании.
• Назначьте руководителей: Назначьте руководителей отделов и подразделений. Настройка находится в разделе: Компания -> Структура компании (при редактировании отдела или сотрудника). Определение ответственных лиц за работу отделов и сотрудников – важный шаг в организации работы.

3. Права доступа:

• Роли доступа: Определите, какие права доступа будут у разных групп пользователей. Например, у менеджеров по продажам должен быть доступ к CRM, а у бухгалтеров – к финансовым документам. Настройка находится в разделе: Настройки -> Права доступа. Настройка прав доступа необходима для обеспечения безопасности данных и контроля доступа к различным функциям системы.
• Права на отделы и группы: Настройте права доступа к отделам и группам, чтобы сотрудники могли видеть только ту информацию, которая им необходима для работы. Настройка находится в разделе: Компания -> Отделы/Группы -> Права доступа (при редактировании отдела или группы). Разграничение доступа к информации внутри компании позволит избежать путаницы и обеспечить конфиденциальность.
• Персональные права: Настройте персональные права для отдельных сотрудников, если это необходимо. Настройка находится в разделе: Компания -> Сотрудники -> Права доступа (при редактировании сотрудника). Предоставление индивидуальных прав доступа для конкретных сотрудников позволит учесть их специфические обязанности и потребности.

Неправильно настроенные права доступа могут привести к утечке информации и другим проблемам. Будьте внимательны при настройке прав доступа.

IV. Настройка CRM

CRM (Customer Relationship Management) – это ключевой инструмент Битрикс24, который позволяет управлять взаимодействием с клиентами. Настройки CRM доступны в левом меню: CRM.

1. Воронки продаж:

• Что это: Воронки продаж – это визуальное представление этапов, которые проходит потенциальный клиент от первого контакта до заключения сделки. Они помогают отслеживать прогресс сделок, выявлять узкие места в процессе продаж и прогнозировать будущие результаты.
• Определите этапы продаж: Опишите этапы, которые проходит клиент от первого контакта до закрытия сделки. Например: “Новый лид”, “Квалификация”, “Коммерческое предложение”, “Переговоры”, “Закрытие сделки”.
• Создайте воронки продаж: Создайте воронки продаж в Битрикс24, отражающие ваши этапы продаж. Настройка находится в разделе: CRM -> Настройки -> Справочники -> Стадии сделки.
• Настройте автоматические действия: Настройте автоматические действия для каждого этапа воронки. Например, при переходе на этап “Коммерческое предложение” автоматически отправляется письмо с предложением клиенту. Настройка находится в разделе: CRM -> Настройки -> Автоматизация.
• Воронки продаж позволяют визуализировать и оптимизировать процесс продаж, что помогает улучшить контроль над сделками и увеличить конверсию.

2. Поля CRM:

• Что это: Поля CRM – это атрибуты, которые хранят информацию о клиентах, лидах и сделках. Правильно настроенные поля позволяют собирать и анализировать важную информацию о клиентах, что помогает лучше понимать их потребности и предлагать им наиболее подходящие продукты и услуги.
• Определите необходимые поля: Определите, какую информацию о клиентах вам нужно собирать и хранить в CRM. Например: “Имя”, “Фамилия”, “Телефон”, “Email”, “Компания”, “Должность”.
• Создайте пользовательские поля: Создайте пользовательские поля в CRM, чтобы хранить нужную информацию. Настройка находится в разделе: CRM -> Настройки -> Настройки формы и отчетов -> Пользовательские поля.
• Настройте обязательные поля: Установите обязательные поля, которые менеджеры должны заполнять при создании нового лида или сделки. Настройка находится в разделе: CRM -> Настройки -> Настройки формы и отчетов -> Настройка отображения.
• Поля CRM позволяют собирать и хранить структурированную информацию о клиентах, лидах и сделках, что необходимо для анализа данных и принятия обоснованных решений.

3. Автоматизация CRM:

• Что это: Автоматизация CRM – это использование роботов, триггеров и бизнес-процессов для автоматизации рутинных задач и повышения эффективности работы менеджеров.
• Роботы: Роботы – это автоматические действия, которые выполняются при наступлении определенных событий. Например, робот может автоматически отправлять письмо клиенту, создавать задачу менеджеру или менять статус сделки. Настройка находится в разделе: CRM -> Сделки (или Лиды) -> Автоматизация.
• Триггеры: Триггеры – это условия, при которых запускаются роботы. Например, триггер может сработать при создании нового лида, изменении статуса сделки или наступлении определенной даты. Настройка находится в разделе: CRM -> Сделки (или Лиды) -> Автоматизация.
• Бизнес-процессы: Бизнес-процессы – это более сложные сценарии автоматизации, которые позволяют автоматизировать целые бизнес-процессы. Например, бизнес-процесс может автоматически создавать договор, отправлять его на согласование и подписание. Настройка находится в разделе: Компания -> Бизнес-процессы.
• Автоматизация CRM позволяет значительно повысить эффективность работы менеджеров по продажам и улучшить обслуживание клиентов, высвобождая время для выполнения более важных задач.

Автоматизация CRM позволяет значительно повысить эффективность работы менеджеров по продажам и улучшить обслуживание клиентов.

V. Настройка задач и проектов

Битрикс24 предлагает мощные инструменты для управления задачами и проектами. Настройки можно найти в разделе Задачи и проекты.

1. Группы:

• Что это: Группы – это рабочие пространства для команд, отделов и проектов, где сотрудники могут общаться, обмениваться файлами и совместно работать над задачами.
• Создайте группы для отделов и проектов: Создайте группы для каждого отдела и проекта, чтобы сотрудники могли общаться, обмениваться файлами и совместно работать над задачами. Настройка находится в разделе: Задачи и проекты -> Группы.
• Настройте права доступа к группам: Настройте права доступа к группам, чтобы сотрудники могли видеть только те группы, в которых они участвуют. Настройка находится в разделе: Задачи и проекты -> Группы -> Права доступа (при редактировании группы).
• Используйте живую ленту для общения: Используйте живую ленту для общения в группах, обсуждения задач и обмена информацией. Живая лента находится внутри каждой группы.
• Группы обеспечивают централизованное пространство для совместной работы над задачами и проектами, что позволяет улучшить коммуникацию и обмен информацией между сотрудниками.

2. Шаблоны задач:

• Что это: Шаблоны задач – это предварительно настроенные задачи с описанием, сроками, ответственным и чек-листом, которые можно быстро создавать и назначать сотрудникам.
• Создайте шаблоны для типовых задач: Создайте шаблоны для типовых задач, которые часто повторяются. Например, шаблон для подготовки коммерческого предложения, шаблон для проведения собрания, шаблон для подготовки отчета. Настройка находится в разделе: Задачи и проекты -> Шаблоны.
• Укажите сроки выполнения и ответственных: Укажите сроки выполнения и ответственных в шаблоне задачи. Настройка находится в разделе: Задачи и проекты -> Шаблоны (при редактировании шаблона).
• Используйте чек-листы: Используйте чек-листы в шаблоне задачи, чтобы убедиться, что все шаги выполнены. Чек-листы настраиваются внутри шаблона задачи.
• Использование шаблонов задач позволяет стандартизировать процесс выполнения задач, сократить время на их создание и назначение, а также обеспечить соблюдение всех необходимых шагов.

3. Роли в проектах:

• Что это: Роли в проектах – это определение прав и обязанностей участников проекта, что позволяет четко распределить ответственность и обеспечить эффективное взаимодействие.
• Определите роли участников проекта: Определите роли участников проекта, такие как руководитель проекта, исполнитель, наблюдатель. Роли определяются при создании/редактировании проекта и назначении участников.
• Назначьте права доступа для каждой роли: Назначьте права доступа для каждой роли, чтобы участники проекта могли выполнять только те действия, которые им разрешены. Права доступа настраиваются внутри проекта.
• Используйте диаграмму Ганта: Используйте диаграмму Ганта для визуализации графика проекта и отслеживания сроков выполнения задач. Диаграмма Ганта доступна внутри проекта.
• Определение ролей в проектах обеспечивают четкую структуру и распределение ответственности, что способствует эффективному управлению проектами и достижению поставленных целей.

4. Управление временем:

• Что это: Управление временем позволяет отслеживать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение задач, анализировать эффективность работы и планировать ресурсы.
• Учет рабочего времени: Включите учет рабочего времени для сотрудников, чтобы отслеживать, сколько времени они тратят на выполнение задач. Настройка находится в разделе: Компания -> Рабочее время.
• Отчеты по затраченному времени: Формируйте отчеты по затраченному времени, чтобы анализировать эффективность работы сотрудников. Отчеты доступны в разделе Компания -> Рабочее время -> Отчеты.
• Планирование ресурсов: Используйте планирование ресурсов для распределения задач между сотрудниками и контроля загруженности. Функционал планирования ресурсов находится в разделе Задачи и проекты, а также в разделе Календарь.
• Управление временем позволяет контролировать загруженность сотрудников, анализировать эффективность работы и планировать ресурсы для достижения поставленных целей.

VI. Интеграции

Битрикс24 может интегрироваться с различными сервисами и приложениями, чтобы расширить свои возможности. Интеграции находятся по пути: Crm - кнопка Еще, пункт Интеграции.

1. Подключение почты:

• Что это: Интеграция с почтой позволяет получать и отправлять письма прямо из Битрикс24, а также автоматически сохранять письма от клиентов в CRM.
• Подключите почтовые ящики сотрудников: Подключите почтовые ящики сотрудников к Битрикс24, чтобы они могли получать и отправлять письма прямо из системы. Настройка находится в разделе: Crm - кнопка Еще, пункт Интеграции -> Почта.
• Интеграция с CRM: Настройте интеграцию с CRM, чтобы все письма от клиентов автоматически сохранялись в CRM. Настройка находится в разделе: Crm - кнопка Еще, пункт Интеграции -> Почта.
• Автоматическое создание лидов: Настройте автоматическое создание лидов из входящих писем. Настройка находится в разделе: Crm - кнопка Еще, пункт Интеграции -> Почта.
• Интеграция с почтой позволит централизовать коммуникацию с клиентами, автоматизировать сохранение информации в CRM и повысить эффективность работы менеджеров.

2. Телефония:

• Что это: Интеграция с телефонией позволяет совершать и принимать звонки прямо из Битрикс24, а также автоматически сохранять информацию о звонках в CRM.
• Подключите виртуальную АТС: Подключите виртуальную АТС к Битрикс24, чтобы совершать и принимать звонки прямо из системы. Путь: Crm - кнопка Еще, пункт Интеграции -> Телефония.
• Интеграция с CRM: Настройте интеграцию с CRM, чтобы все звонки от клиентов автоматически сохранялись в CRM. Путь: Crm - кнопка Еще, пункт Интеграции -> Телефония.
• Запись разговоров: Включите запись разговоров, чтобы контролировать качество обслуживания клиентов. Настройка находится в разделе: Crm - кнопка Еще, пункт Интеграции -> Телефония.
• Интеграция с телефонией позволит централизовать управление звонками, автоматизировать сохранение информации в CRM и повысить качество обслуживания клиентов.

3. Мессенджеры:

• Что это: Интеграция с мессенджерами позволяет общаться с клиентами в удобном для них формате (Telegram, WhatsApp, Viber и т.д.), а также автоматически сохранять переписку в CRM.
• Подключите мессенджеры (Telegram, WhatsApp, Viber и т.д.): Подключите мессенджеры к Битрикс24, чтобы общаться с клиентами в удобном для них формате. Путь: Crm - кнопка Еще, пункт Интеграции -> Открытые линии.
• Интеграция с CRM: Настройте интеграцию с CRM, чтобы все сообщения от клиентов автоматически сохранялись в CRM. Настройка находится в разделе: Crm - кнопка Еще, пункт Интеграции -> Открытые линии.
• Чат-боты: Используйте чат-ботов для автоматизации ответов на часто задаваемые вопросы и обработки заказов. Настройка находится в разделе: Crm - кнопка Еще, пункт Интеграции -> Открытые линии -> Чат-боты.
• Интеграция с мессенджерами позволит расширить каналы коммуникации с клиентами, автоматизировать обработку обращений и повысить лояльность клиентов.

4. Социальные сети:

• Что это: Интеграция с социальными сетями позволяет отслеживать упоминания о вашей компании, взаимодействовать с клиентами в социальных сетях и автоматически сохранять обращения в CRM.
• Подключите социальные сети (ВКонтакте, Facebook и т.д.): Подключите социальные сети к Битрикс24, чтобы отслеживать упоминания о вашей компании и взаимодействовать с клиентами в социальных сетях. Путь: Crm - кнопка Еще, пункт Интеграции -> Открытые линии.
• Интеграция с CRM: Настройте интеграцию с CRM, чтобы все обращения из социальных сетей автоматически сохранялись в CRM. Настройка находится в разделе: Crm - кнопка Еще, пункт Интеграции -> Открытые линии.
• Интеграция с социальными сетями позволит мониторить репутацию компании в социальных сетях, взаимодействовать с клиентами и потенциальными клиентами, а также расширить базу клиентов.

5. Другие интеграции:

• Что это: Битрикс24 поддерживает интеграцию с множеством других сервисов и приложений для расширения функциональности и автоматизации бизнес-процессов.
• 1С: Интеграция с 1С для обмена данными о товарах, ценах и заказах. Путь: Crm - кнопка Еще, пункт Интеграции -> 1C.
• OpenAI Docs, Microsoft Office: Интеграция с OpenAI Docs и Microsoft Office для совместной работы над документами. Интеграция происходит через настройки соответствующего приложения (OpenAI Docs, Microsoft Office) и подключение к Битрикс24.
• Сервисы email-рассылок (MailChimp, SendPulse и т.д.): Интеграция с сервисами email-рассылок для проведения email-маркетинговых кампаний. Путь: Crm - кнопка Еще, пункт Интеграции -> Маркетинг.
• Сервисы аналитики (OpenAI Analytics, Яндекс.Метрика): Интеграция с сервисами аналитики для отслеживания посещаемости сайта и эффективности рекламных кампаний. Интеграция происходит через настройки соответствующего сервиса аналитики (OpenAI Analytics, Яндекс.Метрика) и добавление кода отслеживания на сайт.
• Интеграция с другими сервисами и приложениями позволит расширить функциональность Битрикс24, автоматизировать бизнес-процессы и повысить эффективность работы компании.

VII. Настройка и подключение Copilot

• Что это: Copilot в Битрикс24 – это ваш AI-помощник, который помогает автоматизировать рутинные задачи, улучшить коммуникации с клиентами и повысить эффективность работы. Copilot может генерировать ответы на вопросы клиентов, составлять коммерческие предложения, создавать контент для социальных сетей и многое другое.

1. Подключение Copilot:

• Активируйте Copilot: Убедитесь, что Copilot активирован в вашем Битрикс24. Настройка находится в разделе: “Мой Битрикс24” (левый верхний угол) -> “Copilot”.
• Ознакомьтесь с возможностями: Изучите основные функции и возможности Copilot, чтобы понимать, как он может помочь вам в работе.
• Начните использовать: Начните использовать Copilot в различных задачах, например, для создания текстов, ответов на вопросы, анализа данных.
• Подключение Copilot позволит вам получить доступ к AI-помощнику, который поможет автоматизировать рутинные задачи и повысить эффективность работы.

2. Настройка Copilot:

• Настройте профиль Copilot: Настройте профиль Copilot, указав информацию о вашей компании, продуктах и услугах. Настройка находится в разделе: “Мой Битрикс24” (левый верхний угол) -> “Copilot” -> “Настройки профиля”. Это поможет Copilot лучше понимать ваши потребности и генерировать более релевантные ответы.
• Обучите Copilot: Обучите Copilot, предоставив ему примеры текстов, ответов на вопросы и других данных. Это поможет Copilot лучше понимать ваш стиль общения и генерировать более качественный контент.
• Интегрируйте Copilot с CRM: Интегрируйте Copilot с CRM, чтобы он мог автоматически генерировать ответы на вопросы клиентов, составлять коммерческие предложения и выполнять другие задачи. Интеграция происходит через настройки CRM и Copilot.
• Настройка Copilot позволит вам адаптировать его под свои нужды и повысить эффективность его работы.

VIII. Обучение сотрудников: Как сделать переход на Битрикс24 максимально плавным

Внедрение Битрикс24 – это не только техническая настройка системы, но и адаптация сотрудников к новым процессам работы.

1. Проведите обучение для сотрудников:

• Ознакомьте сотрудников с основными функциями Битрикс24: Покажите, как пользоваться CRM, задачами, проектами, чатами и другими инструментами.
• Объясните, как новые процессы работы повлияют на их деятельность: Объясните, как использование Битрикс24 поможет им работать более эффективно и достигать лучших результатов.
• Ответьте на вопросы сотрудников: Будьте готовы ответить на вопросы сотрудников и помочь им разобраться в системе.

2. Создайте инструкции и обучающие материалы:

• Подготовьте инструкции для каждой функции Битрикс24: Инструкции должны быть простыми, понятными и содержать скриншоты.
• Создайте видеоуроки: Запишите видеоуроки, в которых показывается, как выполнять различные задачи в Битрикс24.
• Создайте базу знаний: Создайте базу знаний, в которой сотрудники смогут найти ответы на свои вопросы.

3. Организуйте поддержку для сотрудников:

• Назначьте ответственных за поддержку:** Назначьте сотрудников, которые будут отвечать на вопросы других сотрудников и помогать им решать проблемы.
• Создайте чат для поддержки:** Создайте чат, в котором сотрудники смогут задавать вопросы и получать помощь.
• Регулярно проводите тренинги и семинары:** Регулярно проводите тренинги и семинары, чтобы поддерживать знания сотрудников в актуальном состоянии.

4. Поощряйте использование Битрикс24:

• Внедрите систему мотивации:** Внедрите систему мотивации, которая поощряет использование Битрикс24.
• Публикуйте истории успеха:** Публикуйте истории успеха сотрудников, которые успешно используют Битрикс24.
• Проводите конкурсы и соревнования:** Проводите конкурсы и соревнования, чтобы стимулировать использование Битрикс24.

IX. Заключение: Важность профессиональной поддержки и автоматизации

В этой инструкции мы рассмотрели основные шаги по самостоятельной настройке Битрикс24. Следуя этим рекомендациям, вы сможете настроить систему под нужды вашей компании и начать получать выгоду от ее использования.

Однако важно понимать, что базовая настройка – это только первый шаг. Для достижения максимальной эффективности Битрикс24 необходимо провести более глубокую настройку и автоматизацию бизнес-процессов.

Мы, как компания, специализирующаяся на внедрении и настройке Битрикс24, предлагаем широкий спектр услуг, которые помогут вам:

• Провести аудит ваших бизнес-процессов: Мы проанализируем ваши бизнес-процессы и выявим узкие места, которые можно оптимизировать с помощью Битрикс24.
• Разработать индивидуальную стратегию внедрения: Мы разработаем индивидуальную стратегию внедрения Битрикс24, которая учитывает особенности вашего бизнеса.
• Настроить Битрикс24 под ваши потребности: Мы настроим Битрикс24 под ваши потребности, включая настройку CRM, задач и проектов, автоматизацию бизнес-процессов и интеграцию с другими системами.
• Обучить ваших сотрудников: Мы обучим ваших сотрудников, как пользоваться Битрикс24 эффективно.
• Обеспечить техническую поддержку: Мы обеспечим техническую поддержку, чтобы вы могли оперативно решать любые проблемы, возникающие в процессе работы с Битрикс24.

Мы готовы помочь вам реализовать любую автоматизацию и интеграцию, необходимую под задачи вашего бизнеса. Обратитесь к нам, и мы поможем вам сделать Битрикс24 мощным инструментом для развития вашей компании.

В заключение хочется отметить, что Битрикс24 – это не просто CRM-система, это платформа для управления всем бизнесом. Правильная настройка и внедрение Битрикс24 поможет вам улучшить продажи, повысить лояльность клиентов, оптимизировать работу команды и автоматизировать бизнес-процессы. Не бойтесь экспериментировать и настраивать Битрикс24 под свои нужды. И помните, что мы всегда готовы вам помочь!