CRM для «ЦТАО»

Перенос данных из одного источника ведения клиентов в другой – довольно сложный момент для компании интеграторов. И вот почему. Системы разные, написаны на разных языках программирования. У систем может отличаться вид базы данных. И главное – разный ресурс. У некоторых систем просто нет возможности вытащить данные для переноса в другую систему. Или нельзя такие данные принять.

В связи с уходом иностранных CRM – интеграторы столкнулись с большим запросом по переезду на российские системы. Не секрет, что самая популярная для такого перехода стала CRM система – Битрикс24.

Один из таких кейсов мы решили показать. Компания профессионалов Центра технической аттестации и обучения «ЦТАО» столкнулось с ограничениями в работе Microsoft Dynamics CRM. В России такая система перестала функционировать. Очень неприятная ситуация, учитывая, что в системе все бизнес-процессы были отлажены.

Мы получили запрос от ЦТАО на переезд с Microsoft Dynamics CRM в Битрикс24 с условием. Необходимо было сделать CRM Битрикс24 максимально идентичным в бизнес-процессах, которых компания уже работает. Если большее точно – необходимо реализовать:

1. Ведение клиента как контрагента для выставления счетов и отслеживания оплат
2. Создать отдельные сущности Мероприятия (время, в которое собираются учащиеся. Может быть онлайн или офлайн) с возможностью присоединять к ним Слушателей (учащиеся)
3. Создать отдельные сущности Слушатели с возможностью присоединять к ним контакты
4. Создать 3 воронки (Продажи, Обучение, Обучение с постоплатой
5. Создать шаблоны документов для автоматической генерации

Создание документов – особенно важная часть, так как они отправляются в государственные органы.

С возможностью переноса данных сразу определили, что возможно было перенести только контрагентов и сделки. К сожалению, Слушателей и Мероприятия перенести в Битрикс24 пока невозможно на данный момент. В смарт-процессах на момент работы ещё нет возможности импортировать.

Итак, что у нас получилось:

Мероприятия и Слушатели – в портале созданы как смарт-процессы. Очень удобный функционал у Битрикс24. Смарт-процесс можно сделать со стадиями или без. Ещё важный момент – все эти сущности можно связать. В Мероприятия будут добавляться Слушатели и из Мероприятия можно в каждого перейти. В каждом Слушателе так же добавляется поле или вкладка, в котором видно – в каких мероприятиях участвует Слушатель. Их может быть несколько.

Создано множество дополнительных полей в каждой сущности для разных целей, из которых собирается информация для печатной формы документов.

Добавили все необходимые шаблоны документов. Очень удобный функционал, ускоряющий работу специалистов, а также минимизирует ошибки в документах. Специалист в процессе работы заполняет поля в карточке. Когда приходит время сформировать документ – выбирает документ. При формировании, система из заполненных полей добавляет информацию в текстовую форму, и через несколько секунд сформирован документ, если нужно, с подписью и печатью.

Итак, переезд завершён максимально аккуратно с сохранением контрагентов и сделок. В некоторых моментах сделали даже удобнее, чем было. Система Битрикс24 гибкая и в дальнейшем будем сопровождать проект и совершенствовать портал под бизнес клиента.